Obowiązkowe elementy – deklaracja dostępności strony internetowej

Deklaracja dostępności strony internetowej nie jest wymysłem urzędników – to precyzyjnie określony dokument regulowany przez konkretne akty prawne. Zanim przejdziemy do listy elementów, ważne jest zrozumienie, skąd wynikają te wymogi.

Kluczowe przepisy określające zawartość deklaracji

1. Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami

Art. 10 ust. 1 – wymóg publikacji deklaracji dostępności
Art. 10 ust. 2 – minimalna zawartość deklaracji
Art. 30 – procedura składania wniosków o udostępnienie informacji

2. Rozporządzenie Rady Ministrów z 7 kwietnia 2021 r. w sprawie wymagań dostępności

§ 4 – szczegółowe wymagania dotyczące treści deklaracji
§ 5 – wzór deklaracji dla podmiotów publicznych (można się wzorować)

3. Decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2018/1523

Unijna decyzja ustanawiająca wzór deklaracji dostępności – podstawa dla polskich przepisów

4. WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines)

Standard techniczny, do którego odnosi się deklaracja – określa poziomy zgodności (A, AA, AAA)

Konsekwencje braków w deklaracji

Brak któregokolwiek obowiązkowego elementu = naruszenie przepisów

To nie są „sugerowane praktyki” – to wymogi prawne. Skutki:

• Kara 1 000 – 50 000 zł (art. 66 Aktu o dostępności)
• Nakaz uzupełnienia deklaracji w terminie
• W przypadku recydywy – kary maksymalne
• Negatywny wpływ na wizerunek (publiczne raporty RPO)

Element 1: Dane identyfikacyjne podmiotu i serwisu

To fundament deklaracji – musi być jasne, jakiej strony dotyczy dokument i kto za nią odpowiada.

Co MUSI zawierać ten element?

Minimalne wymagania prawne:

1. Pełna nazwa serwisu internetowego (taka jak w przeglądarce, w nagłówku)
2. Dokładny adres URL serwisu (pełny link z https://)
3. Nazwa prawna podmiotu odpowiedzialnego (firma, organizacja, instytucja)
4. Adres siedziby podmiotu (ulica, numer, kod, miasto)

Elementy opcjonalne, ale zalecane:

5. NIP lub REGON (ułatwia identyfikację w postępowaniach)
6. Krótki opis czym jest serwis (szczególnie dla specjalistycznych platform)

Wzór do skopiowania

DEKLARACJA DOSTĘPNOŚCI

Serwis internetowy: [Pełna nazwa, np. "Akademia Online EduPro"]
Adres URL: [https://dokładny-adres.pl]

Podmiot odpowiedzialny:
[Nazwa prawna, np. "EduPro Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością"]
[Ulica i numer, np. "ul. Edukacyjna 12/5"]
[Kod i miasto, np. "00-123 Warszawa"]
NIP: [1234567890] (opcjonalnie)
REGON: [123456789] (opcjonalnie)

[Opcjonalnie: Krótki opis]
Serwis Akademia Online EduPro to platforma e-learningowa 
oferująca kursy online z zakresu [branża]. Niniejsza deklaracja 
dotyczy głównej strony internetowej oraz panelu kursowego.

Przykłady DOBRZE vs. ŹLE

❌ ŹLE – zbyt ogólne:

Deklaracja dostępności
Strona: www.firma.pl
Firma XYZ
Warszawa

Problem: Brak pełnej nazwy prawnej, brak dokładnego adresu, brak https:// w URL

✅ DOBRZE – kompletne:

DEKLARACJA DOSTĘPNOŚCI

Serwis internetowy: Portal Zdrowej Żywności BioMarket
Adres URL: https://biomarket.pl

Podmiot odpowiedzialny:
BioMarket Spółka Akcyjna
ul. Ekologiczna 45
02-789 Warszawa
NIP: 5272654321

Częste błędy w tym elemencie

Błąd 1: Wieloznaczność nazwy

• ❌ „Strona firmowa” (która z kilku?)
• ✅ „Portal korporacyjny BioMarket.pl” (jednoznaczne)

Błąd 2: Niepełny adres URL

• ❌ „biomarket.pl” (brak protokołu)
• ❌ „www.biomarket.pl” (brak https://)
• ✅ „https://biomarket.pl”

Błąd 3: Skrócona nazwa podmiotu

• ❌ „BioMarket SA” (nieoficjalna)
• ✅ „BioMarket Spółka Akcyjna” (pełna nazwa prawna)

Błąd 4: Adres niepełny

• ❌ „Warszawa, ul. Ekologiczna” (brak numeru, kodu)
• ✅ „ul. Ekologiczna 45, 02-789 Warszawa”

Element 2: Daty – publikacja, aktualizacja, przegląd

Daty są kluczowe dla oceny aktualności i rzetelności deklaracji. RPO zwraca uwagę na deklaracje nieaktualizowane od lat.

Trzy obowiązkowe daty

1. Data publikacji deklaracji

• Kiedy po raz PIERWSZY opublikowano deklarację
• Format: DD.MM.RRRR
• Nie zmienia się przy aktualizacjach (to historia)

2. Data ostatniej istotnej aktualizacji

• Kiedy OSTATNIO zmieniono treść deklaracji
• Przy pierwszej publikacji = data publikacji
• Przy kolejnych aktualizacjach = data zmiany
• „Istotna” = zmiana statusu zgodności, niezgodności, danych kontaktowych

3. Data następnego przeglądu (zalecana, nie obowiązkowa prawnie, ale pożądana)

• Kiedy planujesz kolejną weryfikację deklaracji
• Zalecane: za 12 miesięcy od publikacji/aktualizacji
• Pokazuje systematyczne podejście

Wzór do skopiowania

DATY

Data publikacji deklaracji: 15.01.2026
Data ostatniej istotnej aktualizacji: 15.01.2026
Data następnego przeglądu: 15.01.2027

Lub bardziej rozbudowany:

INFORMACJE O DEKLARACJI

Niniejsza deklaracja została sporządzona dnia: 15 stycznia 2026 r.
Ostatnia aktualizacja deklaracji: 15 stycznia 2026 r.
Planowany termin kolejnego przeglądu: 15 stycznia 2027 r.

Jak aktualizować daty przy zmianach?

Scenariusz 1: Pierwsza publikacja (styczeń 2026)

Data publikacji: 15.01.2026
Data ostatniej aktualizacji: 15.01.2026
Data następnego przeglądu: 15.01.2027

Scenariusz 2: Drobna aktualizacja – naprawa literówki (marzec 2026)

Data publikacji: 15.01.2026
Data ostatniej aktualizacji: 15.01.2026 (bez zmiany – literówka nie jest istotna)
Data następnego przeglądu: 15.01.2027

Scenariusz 3: Istotna aktualizacja – naprawiono niezgodności (czerwiec 2026)

Data publikacji: 15.01.2026
Data ostatniej aktualizacji: 10.06.2026 (zmiana!)
Data następnego przeglądu: 10.06.2027 (przesuń o rok od aktualizacji)

Scenariusz 4: Roczny przegląd bez zmian (styczeń 2027)

Data publikacji: 15.01.2026
Data ostatniej aktualizacji: 15.01.2027 (odśwież, nawet jeśli bez zmian merytorycznych)
Data następnego przeglądu: 15.01.2028

Częste błędy w datach

Błąd 1: Brak którejkolwiek daty

• Konsekwencja: Nie wiadomo, kiedy deklaracja powstała ani czy jest aktualna
• Ryzyko kary: Wysokie

Błąd 2: Daty w nietypowym formacie

• ❌ „January 15, 2026” (anglojęzyczny format)
• ❌ „15/01/2026” (slashe zamiast kropek)
• ✅ „15.01.2026” (polski standard)

Błąd 3: Deklaracja z przeszłości bez aktualizacji

• ❌ Publikacja: 15.06.2023, ostatnia aktualizacja: 15.06.2023 (w styczniu 2026!)
• Problem: 2,5 roku bez przeglądu = brak dbałości
• RPO to czerwona flaga

Błąd 4: Data przeglądu w przeszłości

• ❌ „Data następnego przeglądu: 15.06.2025” (a mamy styczeń 2026)
• Problem: Nie wywiązano się z deklarowanego przeglądu
• Skutek: Utrata wiarygodności

Element 3: Status zgodności ze standardem WCAG 2.1 AA

To serce deklaracji – określasz, na ile serwis spełnia wymagania dostępności. Deklaracja dostępności serwisu MUSI zawierać jasne oświadczenie o statusie.

Trzy możliwe statusy zgodności

Status A: PEŁNA ZGODNOŚĆ

Używaj TYLKO jeśli:

• Przeprowadzono profesjonalny audyt (zewnętrzny lub bardzo dokładny wewnętrzny)
• Wszystkie kryteria WCAG 2.1 poziom AA są spełnione
• Testy automatyczne (WAVE, Lighthouse) + manualne nie wykazały problemów
• Masz dokumentację potwierdzającą zgodność

Wzór oświadczenia:

STATUS ZGODNOŚCI

Serwis internetowy [nazwa] jest w pełni zgodny z ustawą z dnia 
19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi 
potrzebami oraz standardem WCAG 2.1 na poziomie AA.

Wszystkie wymagania określone w rozporządzeniu Rady Ministrów 
z dnia 7 kwietnia 2021 r. w sprawie wymagań dostępności dla 
produktów i usług zostały spełnione.

Status B: CZĘŚCIOWA ZGODNOŚĆ (najczęstszy, najbezpieczniejszy)

Używaj gdy:

• Większość wymogów spełniona, ale są znane niezgodności
• Przeprowadzono audyt i znasz konkretne problemy
• Pracujesz nad naprawami

Wzór oświadczenia:

STATUS ZGODNOŚCI

Serwis internetowy [nazwa] jest częściowo zgodny z ustawą 
z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom 
ze szczególnymi potrzebami oraz standardem WCAG 2.1 na 
poziomie AA z powodu niezgodności lub wyłączeń wymienionych 
poniżej w sekcji "Treści niedostępne".

Status C: BRAK ZGODNOŚCI

Używaj gdy:

• Jesteś na początku drogi wdrażania dostępności
• Większość wymogów nie jest spełniona
• Chcesz być maksymalnie uczciwy

Wzór oświadczenia:

STATUS ZGODNOŚCI

Serwis internetowy [nazwa] nie jest obecnie zgodny z ustawą 
z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom 
ze szczególnymi potrzebami. Podmiot podjął działania mające 
na celu zapewnienie dostępności serwisu zgodnie z wymaganiami 
WCAG 2.1 poziom AA. Szczegółowy plan naprawczy oraz 
harmonogram działań znajduje się poniżej.

Jak wybrać właściwy status?

Test decyzyjny:

KROK 1: Czy przeprowadzono audyt dostępności?
NIE → Status C (brak zgodności) + plan audytu
TAK → KROK 2

KROK 2: Czy wszystkie problemy wykryte w audycie zostały naprawione?
TAK → Status A (pełna zgodność)
NIE → KROK 3

KROK 3: Ile problemów pozostało?
Pojedyncze, drugorzędne → Status B (częściowa zgodność)
Większość głównych funkcji niedostępna → Status C (brak zgodności)

Częste błędy w określaniu statusu

Błąd 1: Deklarowanie pełnej zgodności „na oko”

❌ "Jesteśmy w pełni zgodni z WCAG 2.1 AA"
[Bez audytu, tylko założenie]

Ryzyko: Bardzo wysokie. RPO łatwo to zweryfikuje testem, a fałszywa deklaracja = wyższa kara.

Błąd 2: Ogólniki zamiast konkretnego statusu

❌ "Staramy się być dostępni dla wszystkich użytkowników"
❌ "Pracujemy nad poprawą dostępności"

Problem: To nie jest status zgodności, to życzenie. Musisz wybrać A, B lub C.

Błąd 3: Mieszanie statusów

❌ "Serwis jest częściowo zgodny i pracujemy nad pełną zgodnością, 
ale niektóre elementy mogą być niedostępne..."

Problem: Niejasne. Wybierz JEDEN status i go opisz.

Błąd 4: Brak odniesienia do konkretnych przepisów

❌ "Strona jest dostępna"

Poprawnie:

✅ "Strona jest częściowo zgodna z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. 
o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami 
oraz standardem WCAG 2.1 poziom AA..."

Element 4: Szczegółowy wykaz niezgodności (jeśli występują)

To element często całkowicie pomijany lub traktowany powierzchownie – a jest OBOWIĄZKOWY jeśli wybrałeś status „częściowa zgodność” lub „brak zgodności”.

Struktura opisu pojedynczej niezgodności

Każdy problem MUSI zawierać 6 elementów:

1. Nazwa/tytuł problemu (krótkie określenie)
2. Lokalizacja (gdzie konkretnie występuje)
3. Kryterium WCAG (które kryterium naruszono)
4. Opis techniczny (co dokładnie nie działa)
5. Alternatywa (jak użytkownik może uzyskać informację inaczej)
6. Planowany termin naprawy (konkretna data lub status)

Wzór opisu niezgodności

TREŚCI NIEDOSTĘPNE

Poniżej przedstawiamy wykaz znanych niezgodności z wymaganiami 
dostępności wraz z alternatywnymi sposobami dostępu do informacji.

1. [TYTUŁ] Materiały wideo bez napisów dla osób niesłyszących

   Lokalizacja: Sekcja "Poradniki" (https://serwis.pl/poradniki)
   - 8 filmów instruktażowych
   
   Kryterium WCAG: 1.2.2 (Napisy rozszerzone – nagranie)
   Poziom: A
   
   Opis: Filmy wideo prezentujące produkty i instrukcje użytkowania 
   nie posiadają napisów ani transkrypcji tekstowych dla osób 
   niesłyszących lub z problemami słuchu.
   
   Alternatywny dostęp: Każdy film ma szczegółowy opis tekstowy 
   krok po kroku umieszczony bezpośrednio pod odtwarzaczem. 
   Dodatkowo oferujemy pomoc telefoniczną: +48 123 456 789 
   (pn-pt 9-17) oraz e-mailową: pomoc@serwis.pl
   
   Planowany termin naprawy: 30.06.2026
   Powód opóźnienia: Proces dodawania napisów do 8 istniejących 
   filmów wymaga czasu i zasobów. Wszystkie nowe filmy od 
   01.03.2026 będą publikowane już z napisami.

2. [TYTUŁ] Dokumenty PDF bez tagowania strukturalnego

   Lokalizacja: Sekcja "Do pobrania" (https://serwis.pl/zasoby)
   - Katalogi produktowe (4 pliki PDF)
   - Instrukcje obsługi (12 plików PDF)
   
   Kryterium WCAG: 4.1.2 (Nazwa, rola, wartość)
   Poziom: A
   
   Opis: Dokumenty PDF nie są oznaczone tagami strukturalnymi, 
   przez co czytniki ekranu nie mogą poprawnie odczytać ich 
   zawartości ani nawigować po strukturze dokumentu.
   
   Alternatywny dostęp: 
   - Wszystkie informacje z katalogów dostępne w wersji HTML 
     w sekcjach kategorii produktów (pełna dostępność)
   - Instrukcje obsługi dostępne również w formacie HTML: 
     https://serwis.pl/instrukcje-html
   - Na życzenie wysyłamy wersję tekstową e-mailem: 
     dokumenty@serwis.pl
   
   Planowany termin naprawy: 
   - Nowe dokumenty od 01.04.2026: już dostępne (tagged PDF)
   - Archiwalne dokumenty: do 30.09.2026 (proces tagowania)

3. [TYTUŁ] Widget czatu na żywo z ograniczoną dostępnością

   Lokalizacja: Cały serwis (okno czatu w prawym dolnym rogu)
   
   Kryterium WCAG: 
   - 2.1.1 (Klawiatura) - poziom A
   - 4.1.3 (Komunikaty o stanie) - poziom AA
   
   Opis: Zewnętrzny widget czatu LiveChat Inc. ma ograniczoną 
   dostępność dla użytkowników czytników ekranu oraz osób 
   korzystających wyłącznie z klawiatury. Niektóre elementy 
   interfejsu czatu nie ogłaszają zmian stanu.
   
   Alternatywny dostęp:
   Pełna obsługa klienta dostępna przez:
   - E-mail: kontakt@serwis.pl (odpowiedź do 24h)
   - Telefon: +48 123 456 789 (pn-pt 8-20, sob 9-15)
   - Formularz kontaktowy w pełni dostępny: 
     https://serwis.pl/kontakt (przetestowany z czytnikami ekranu)
   
   Status naprawy: W trakcie konsultacji z dostawcą widget'u 
   (LiveChat Inc.) w sprawie poprawy dostępności. Rozważane 
   alternatywne rozwiązania. Aktualizacja statusu: do 31.03.2026

Częste błędy w opisach niezgodności

Błąd 1: Ogólniki bez konkretów

❌ ŹLE:
"Niektóre elementy strony mogą być niedostępne dla osób 
z niepełnosprawnościami. Pracujemy nad poprawą."

Problem:

• Jakie elementy?
• Gdzie?
• Które kryteria WCAG?
• Kiedy naprawa?
• Jak uzyskać dostęp teraz?

✅ DOBRZE:
"1. Galeria zdjęć produktów (kategoria Odzież) - 45 zdjęć 
bez opisów alternatywnych (WCAG 1.1.1 poziom A). Alternatywa: 
szczegółowe opisy tekstowe pod każdym produktem. 
Termin naprawy: 15.03.2026"

Błąd 2: Brak alternatywy

❌ "Filmy bez napisów. Termin naprawy: 30.06.2026"

Problem: A co do czerwca? Użytkownik niesłyszący nie ma jak uzyskać informacji!

✅ "Filmy bez napisów. Alternatywa: transkrypcje tekstowe pod 
każdym filmem + pomoc telefoniczna. Termin: 30.06.2026"

Błąd 3: Nierealny termin bez wyjaśnienia

❌ "Termin naprawy: 31.12.2030"

Problem: Za 5 lat? To wygląda jak odkładanie problemu w nieskończoność.

✅ "Termin naprawy: 31.12.2026. Powód: wymiana całej platformy 
czatu wymaga migracji 15 000 historycznych konwersacji i 
integracji z systemem CRM, co jest procesem wieloetapowym."

Błąd 4: Brak odniesienia do WCAG

❌ "Problem z kontrastem kolorów"

✅ "Niski kontrast tekstu na przyciskach CTA (3.2:1 zamiast 
wymaganych 4.5:1) - naruszenie WCAG 1.4.3 poziom AA"

Element 5: Informacje o przygotowaniu deklaracji

RPO wymaga wiedzy, JAK ustaliłeś status zgodności. Czy to zgadywanie, czy rzetelny audyt?

Co MUSI zawierać ten element?

1. Data sporządzenia deklaracji
2. Metoda oceny dostępności
3. Narzędzia i techniki wykorzystane
4. Kto przeprowadził ocenę (opcjonalnie, ale zalecane)

Wzór kompletnego opisu metodologii

PRZYGOTOWANIE DEKLARACJI DOSTĘPNOŚCI

Deklarację sporządzono dnia: 10 stycznia 2026 r.

METODA OCENY

Deklaracja została sporządzona na podstawie:
☑ Samooceny przeprowadzonej przez podmiot
☐ Audytu zewnętrznego przeprowadzonego przez [nazwa firmy]
☐ Połączenia samooceny i audytu zewnętrznego

WYKORZYSTANE NARZĘDZIA I TECHNIKI

Testy automatyczne:
• WAVE (Web Accessibility Evaluation Tool) - wersja 3.2.5
• Google Lighthouse (wersja Chrome 121) - sekcja Accessibility
• axe DevTools (wersja 4.8.3) - szczegółowa analiza kodu

Testy manualne:
• Nawigacja klawiaturowa (pełna ścieżka użytkownika bez myszy)
• Testy z czytnikiem ekranu NVDA (wersja 2024.1)
• Walidacja kontrastu kolorów (WebAIM Contrast Checker)
• Test powiększenia interfejsu do 200%
• Symulacja niepełnosprawności wzrokowej (NoCoffee Vision Simulator)

Zakres testów:
• Strona główna
• 3 kategorie produktów (reprezentatywna próba)
• 5 kart produktów
• Proces zamówienia (wszystkie kroki)
• Formularze kontaktowe
• Panel klienta
• Blog (3 artykuły)

Testy zostały przeprowadzone przez:
[Imię Nazwisko], specjalista ds. dostępności cyfrowej [opcjonalnie]
[Nazwa firmy audytorskiej] [jeśli audyt zewnętrzny]

Data ostatniego przeglądu technicznego: 10.01.2026
Kolejny przegląd planowany: 10.01.2027

Warianty w zależności od rodzaju oceny

Wariant A: Samoocena (małe firmy, ograniczony budżet)

Deklaracja została sporządzona na podstawie samooceny 
przeprowadzonej przez podmiot przy użyciu narzędzi:
- WAVE Evaluation Tool
- Google Lighthouse
- Manualne testy nawigacji klawiaturowej
- Czytnik ekranu NVDA (podstawowe testy)

Ocenę przeprowadził: Jan Kowalski, właściciel serwisu
Data oceny: 10.01.2026

Wariant B: Audyt zewnętrzny (większe firmy, profesjonalne podejście)

Deklaracja została sporządzona na podstawie profesjonalnego 
audytu dostępności przeprowadzonego przez:

AccessAudit Sp. z o.o.
ul. Dostępna 5, 00-001 Warszawa
www.accessaudit.pl

Zakres audytu: Pełna ocena zgodności z WCAG 2.1 poziom AA
Metodologia: Testy automatyczne + manualne + testy z użytkownikami 
              z niepełnosprawnościami (3 osoby: niewidomy, 
              słabowidzący, z problemami motorycznymi)
Data audytu: 15.12.2025
Raport z audytu dostępny na życzenie: dostepnosc@serwis.pl

Wariant C: Podejście hybrydowe (zalecane)

Deklaracja została sporządzona na podstawie:
1. Audytu zewnętrznego (AccessAudit Sp. z o.o., grudzień 2025)
2. Ciągłej samooceny prowadzonej przez zespół wewnętrzny 
   (testy kwartalne narzędziami WAVE i Lighthouse)
3. Weryfikacji zgłoszeń użytkowników (2 zgłoszenia w 2025, 
   oba rozwiązane)

Łączna ocena: 10.01.2026

Częste błędy w opisie metodologii

Błąd 1: Brak informacji o metodzie

❌ "Deklarację sporządzono: 10.01.2026"

Problem: Jak? Na podstawie czego?

Błąd 2: Zbyt ogólne „przeprowadzono testy”

❌ "Przeprowadzono testy dostępności"

Problem: Jakie testy? Jakimi narzędziami? Czy to kliknięcie w WAVE, czy pełny audyt?

Błąd 3: Deklaracja bez testów

❌ "Deklaracja sporządzona na podstawie analizy wymagań WCAG"

Problem: Analiza teoretyczna ≠ faktyczne testy strony

Błąd 4: Przestarzałe daty testów

❌ "Data ostatniego przeglądu: 15.06.2023" (w deklaracji z 2026)

Problem: 2,5 roku temu? Od tego czasu mogło się dużo zmienić!

Element 6: Dane kontaktowe do zgłoszeń

To jeden z najważniejszych elementów – użytkownicy MUSZĄ wiedzieć, gdzie zgłosić problem. Brak kontaktu = niemożność skorzystania z prawa do dostępności.

Minimalne wymagania prawne

MUSI zawierać:

1. Adres e-mail dedykowany dla spraw dostępności
2. Termin odpowiedzi (maksymalnie 7 dni roboczych)
3. Alternatywne formy kontaktu (zalecane: telefon, formularz, adres korespondencyjny)

Wzór kompletnego bloku kontaktowego

INFORMACJE ZWROTNE I DANE KONTAKTOWE

W przypadku problemów z dostępnością serwisu internetowego 
[nazwa] prosimy o kontakt:

GŁÓWNY KANAŁ KOMUNIKACJI (sprawy dostępności):
E-mail: dostepnosc@[domena].pl
[UWAGA: Dedykowany adres, NIE ogólny "kontakt@"]

ALTERNATYWNE FORMY KONTAKTU:
Telefon: +48 123 456 789
Godziny: poniedziałek–piątek 9:00–17:00

Formularz kontaktowy: https://[domena].pl/kontakt-dostepnosc
[Formularz w pełni dostępny, przetestowany z czytnikami ekranu]

Adres korespondencyjny:
[Nazwa podmiotu]
Dział Dostępności Cyfrowej
[Ulica, numer]
[Kod, Miasto]

TERMINY ODPOWIEDZI:

Zobowiązujemy się odpowiedzieć na zgłoszenia dotyczące 
dostępności w terminie do 7 dni roboczych od otrzymania 
zgłoszenia.

W przypadku skomplikowanych spraw wymagających szczegółowych 
analiz technicznych lub konsultacji z zewnętrznymi dostawcami 
(np. widget czatu), termin może zostać wydłużony do maksymalnie 
14 dni roboczych. W takim przypadku poinformujemy o tym 
w odpowiedzi wstępnej wysłanej w ciągu pierwszych 48 godzin.

CZEGO MOŻESZ OCZEKIWAĆ:

• Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia: do 48h
• Merytoryczna odpowiedź z rozwiązaniem lub wyjaśnieniem: do 7 dni
• Jeśli problem wymaga naprawy technicznej: informacja o 
  terminie naprawy + tymczasowa alternatywa

Przykład dedykowanego formularza kontaktowego

Jeśli oferujesz formularz, powinien zawierać:

FORMULARZ ZGŁOSZENIA PROBLEMU Z DOSTĘPNOŚCIĄ

Imię i nazwisko: [pole tekstowe]
E-mail: [pole e-mail] *wymagane*
Telefon: [pole tel] (opcjonalnie)

Jakiego elementu serwisu dotyczy problem?

[lista rozwijana]

– Strona główna – Kategorie produktów – Karty produktów – Koszyk i płatności – Formularze – Panel klienta – Blog – Inne (opisz poniżej) Opisz problem:

[obszar tekstowy, min. 50 znaków]

Podaj jak najwięcej szczegółów: co nie działa, na jakiej stronie, czego dotyczy. Jakich technologii asystujących używasz?

[checkboxy]

☐ Czytnik ekranu (jaki: ____________) ☐ Lupa ekranowa ☐ Nawigacja tylko klawiaturą ☐ Rozpoznawanie głosu ☐ Inne: ____________ Czy możemy skontaktować się telefonicznie w celu wyjaśnienia? ○ Tak, numer telefonu: ____________ ○ Nie, proszę o kontakt e-mailowy [Przycisk: Wyślij zgłoszenie] Zgłoszenia rozpatrujemy w ciągu 7 dni roboczych.

Częste błędy w danych kontaktowych

Błąd 1: Tylko ogólny kontakt

❌ "Kontakt: kontakt@firma.pl"

Problem:

• Zaginie w masie spamu
• Nie wiadomo, kto odpowiada za dostępność
• Długi czas odpowiedzi

✅ "Sprawy dostępności: dostepnosc@firma.pl
    Odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych"

Błąd 2: Brak terminu odpowiedzi

❌ "E-mail: dostepnosc@firma.pl
    Odpowiemy na zgłoszenie"

Problem: Kiedy? Za tydzień? Za miesiąc?

✅ "E-mail: dostepnosc@firma.pl
    Odpowiadamy w ciągu maksymalnie 7 dni roboczych"

Błąd 3: Formularz niedostępny (!)

❌ Formularz kontaktowy bez etykiet pól, niezgodny z czytnikami ekranu

Problem: Ironia – formularz do zgłaszania barier dostępności… jest niedostępny!

Rozwiązanie: Przetestuj formularz z NVDA przed publikacją

Błąd 4: Brak alternatyw dla osób z różnymi niepełnosprawnościami

❌ Tylko e-mail (osoba niewidoma może mieć trudność z e-mailem)

✅ E-mail + telefon + formularz + adres pocztowy

Element 7: Procedura wnioskowo-skargowa

To element wymagany przez art. 30 Aktu o dostępności. Nie możesz go pominąć!

Co MUSI zawierać procedura?

1. Prawa użytkownika (jakie ma możliwości)
2. Sposób złożenia wniosku (jak, gdzie, w jakiej formie)
3. Terminy rozpatrzenia (7 dni podstawowy, max 2 miesiące w trudnych przypadkach)
4. Procedura odwoławcza (co jeśli odpowiedź niezadowalająca – RPO)

Wzór kompletnej procedury

PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW I SKARG

PRAWA UŻYTKOWNIKA

Każda osoba ma prawo do:

1. Zgłoszenia uwag dotyczących dostępności serwisu internetowego
2. Żądania udostępnienia niedostępnej informacji w alternatywnej 
   formie dostępnej dla osoby ze szczególnymi potrzebami
3. Żądania zapewnienia dostępności poprzez zastosowanie 
   rozwiązań alternatywnych
4. Złożenia skargi w przypadku niezadowalającej odpowiedzi lub 
   braku odpowiedzi w terminie

SPOSÓB ZŁOŻENIA WNIOSKU

Wniosek można złożyć:
• E-mailem na adres: dostepnosc@[domena].pl
• Telefonicznie: +48 123 456 789 (pn-pt 9-17)
• Pisemnie na adres:
  [Nazwa podmiotu]
  Dział Dostępności
  [Ulica, numer]
  [Kod, Miasto]
• Przez formularz kontaktowy: [link]

WYMAGANA TREŚĆ WNIOSKU:

Wniosek powinien zawierać:
• Imię, nazwisko i dane kontaktowe wnioskodawcy (e-mail lub 
  adres do korespondencji)
• Wskazanie, jakiej konkretnie informacji lub funkcjonalności 
  dotyczy wniosek (np. "Nie mogę wypełnić formularza zamówienia 
  używając czytnika ekranu")
• Wskazanie preferowanej formy udostępnienia informacji 
  (jeśli dotyczy, np. "proszę o przesłanie treści e-mailem" 
  lub "proszę o pomoc telefoniczną")

TERMINY ROZPATRZENIA WNIOSKU:

Standardowy termin: 7 dni roboczych od otrzymania wniosku

Jeżeli dotrzymanie terminu 7 dni nie jest możliwe z uwagi na 
charakter sprawy (np. wymaga zaangażowania zewnętrznych 
dostawców, modyfikacji systemu IT), niezwłocznie – nie później 
niż w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku – informujemy 
wnioskodawcę o:
• Przyczynach opóźnienia
• Nowym terminie rozpatrzenia wniosku
który nie może przekroczyć 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

PROCEDURA ODWOŁAWCZA (SKARGA DO RPO):

Jeżeli:
• Nie otrzymano odpowiedzi w terminie, LUB
• Odpowiedź jest niezadowalająca (np. odmowa udostępnienia 
  informacji bez uzasadnienia), LUB
• Wniosek został rozpatrzony negatywnie bez zaproponowania 
  alternatywy

wnioskodawca może złożyć skargę do:

Rzecznik Praw Obywatelskich
ul. Długa 23/25
00-238 Warszawa

E-mail: bon@rpo.gov.pl
Strona internetowa: www.rpo.gov.pl
Formularz online: www.rpo.gov.pl (zakładka "Skargi i wnioski")

Skarga może również zostać złożona za pośrednictwem 
platformy internetowej ODR (Online Dispute Resolution):
https://ec.europa.eu/consumers/odr

WAŻNE: Skargę można złożyć także anonimowo. RPO jest 
zobowiązany do zbadania sprawy niezależnie od tego, 
czy dane wnioskodawcy są podane.

Skrócona wersja procedury (dla małych serwisów)

Jeśli chcesz wersję bardziej zwartą (ale nadal zgodną z prawem):

PROCEDURA WNIOSKOWO-SKARGOWA

Każdy użytkownik może:
1. Zgłosić problem z dostępnością: dostepnosc@[domena].pl
2. Poprosić o informację w alternatywnej formie
3. Złożyć skargę w razie braku odpowiedzi

Odpowiadamy w ciągu 7 dni. Jeśli sprawa jest skomplikowana, 
poinformujemy o nowym terminie (max 2 miesiące).

W razie problemów można złożyć skargę do:
Rzecznik Praw Obywatelskich
bon@rpo.gov.pl | www.rpo.gov.pl

Częste błędy w procedurze

Błąd 1: Całkowity brak procedury

❌ [Deklaracja kończy się na danych kontaktowych]

Konsekwencja: Naruszenie art. 30 Aktu o dostępności = podstawa kary

Błąd 2: Brak danych RPO

❌ "W razie problemów można złożyć skargę do odpowiednich organów"

Problem: Jakich organów? Użytkownik nie wie gdzie.

✅ Podaj konkretnie: RPO, adres, e-mail, link

Błąd 3: Brak terminów

❌ "Odpowiemy na wniosek w rozsądnym terminie"

Problem: Ustawa wymaga konkretnych terminów (7 dni, max 2 miesiące)

Błąd 4: Procedura skomplikowana, odstrasza Więcej potrzebujących pomocy

❌ "Wniosek należy złożyć w formie pisemnej, zawierającej 
pełne dane osobowe wraz z kopią dokumentu tożsamości..."

Problem: Zbyt formalne, odstraszy użytkowników

✅ "Wystarczy e-mail z opisem problemu. Potrzebujemy tylko 
Twojego adresu e-mail do odpowiedzi"

Element 8 i 9: Informacje dodatkowe (opcjonalne, ale podnoszące wartość)

Choć nie są ściśle wymagane prawem, dwa dodatkowe elementy znacząco podnoszą jakość deklaracji:

Element 8: Zobowiązanie do dostępności (wprowadzenie)

Wzór:

[Na początku deklaracji, przed statusem zgodności]

ZOBOWIĄZANIE

[Nazwa podmiotu] zobowiązuje się zapewnić dostępność swojego 
serwisu internetowego zgodnie z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. 
o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

Dokładamy wszelkich starań, aby serwis był dostępny dla 
wszystkich użytkowników, niezależnie od ich niepełnosprawności, 
wieku, używanego sprzętu czy oprogramowania.

Niniejsza deklaracja dostępności dotyczy serwisu internetowego 
[nazwa] dostępnego pod adresem [URL].

Element 9: Dodatkowe informacje o ułatwieniach

Wzór:

INFORMACJE DODATKOWE

UŁATWIENIA DOSTĘPNOŚCI WDROŻONE W SERWISIE:

• Pełna obsługa klawiaturowa – wszystkie funkcje dostępne 
  bez użycia myszy (klawisze Tab, Enter, strzałki)

• Kompatybilność z czytnikami ekranu – serwis działa poprawnie 
  z oprogramowaniem NVDA, JAWS, VoiceOver

• Możliwość powiększania tekstu – strona pozostaje funkcjonalna 
  przy powiększeniu do 200% (Ctrl/Cmd +)

• Wysokie kontrasty – wskaźnik kontrastu minimum 4.5:1 dla 
  normalnego tekstu, 3:1 dla dużego tekstu

• Responsywny design – serwis dostosowuje się do różnych 
  rozmiarów ekranów (desktop, tablet, smartfon)

• Semantyczny kod HTML5 – prawidłowa struktura nagłówków, 
  landmark regions, atrybuty ARIA

• Opisane multimedia – obrazy mają teksty alternatywne, 
  filmy posiadają napisy [jeśli tak]

SKRÓTY KLAWIATUROWE (opcjonalnie):
Alt + 0: Przejście do deklaracji dostępności
Alt + 1: Przejście do treści głównej (omiń nawigację)
Alt + 2: Przejście do menu głównego
Alt + 3: Przejście do wyszukiwarki

TECHNOLOGIE ASYSTUJĄCE WSPIERANE:
• Czytniki ekranu: NVDA, JAWS, VoiceOver, TalkBack
• Lupy ekranowe: ZoomText, MAGic
• Oprogramowanie do rozpoznawania mowy: Dragon NaturallySpeaking
• Nawigacja głosowa w przeglądarkach

ZASTOSOWANE STANDARDY:
• WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) poziom AA
• HTML5 zgodny z rekomendacjami W3C
• WAI-ARIA 1.2 (Accessible Rich Internet Applications)
• PDF/UA (Universal Accessibility) dla dokumentów PDF

Potrzebujesz profesjonalnie przygotowanego wzoru zawierającego wszystkie obowiązkowe elementy? Kompleksowa deklaracja dostępności strony internetowej zgodna z najnowszymi przepisami dostępna jest na prokonsumencki.pl – portalu prowadzonym przez prawników specjalizujących się w e-commerce i prawie cyfrowym.

Checklist weryfikacyjna – czy Twoja deklaracja jest kompletna?

Przed publikacją przejdź przez tę listę kontrolną każdego elementu:

✓ Element 1: Dane identyfikacyjne

☐ Podana pełna nazwa serwisu
☐ Dokładny adres URL (z https://)
☐ Pełna nazwa prawna podmiotu odpowiedzialnego
☐ Kompletny adres siedziby (ulica, numer, kod, miasto)
☐ Opcjonalnie: NIP/REGON

✓ Element 2: Daty

☐ Data publikacji deklaracji (DD.MM.RRRR)
☐ Data ostatniej istotnej aktualizacji (DD.MM.RRRR)
☐ Data następnego przeglądu (zalecane, DD.MM.RRRR)
☐ Daty są aktualne (ostatnia aktualizacja nie starsza niż 12 miesięcy)

✓ Element 3: Status zgodności

☐ Wybrany JEDEN z trzech statusów (pełna/częściowa/brak zgodności)
☐ Status odnosi się do WCAG 2.1 poziom AA
☐ Status odnosi się do ustawy z 19.07.2019
☐ Status jest uczciwy (zgodny z faktycznym audytem)

✓ Element 4: Wykaz niezgodności (jeśli status B lub C)

Dla każdej niezgodności:
☐ Podana nazwa/tytuł problemu
☐ Wskazana konkretna lokalizacja
☐ Podane kryterium WCAG (numer i poziom)
☐ Opisane co dokładnie nie działa
☐ Zaproponowana alternatywa dostępu
☐ Podany termin naprawy lub status prac

✓ Element 5: Metodologia przygotowania

☐ Data sporządzenia deklaracji
☐ Określona metoda oceny (samoocena/audyt zewnętrzny/hybrydowa)
☐ Wymienione wykorzystane narzędzia (WAVE, Lighthouse, axe, itp.)
☐ Opisane techniki testowania (klawiatura, czytnik ekranu, itp.)
☐ Opcjonalnie: kto przeprowadził ocenę

✓ Element 6: Dane kontaktowe

☐ Dedykowany adres e-mail dla spraw dostępności
☐ Podany maksymalny termin odpowiedzi (7 dni roboczych)
☐ Podane alternatywne formy kontaktu (telefon/formularz/adres)
☐ E-mail dostepnosc@ jest aktywny i monitorowany

✓ Element 7: Procedura wnioskowo-skargowa

☐ Opisane prawa użytkownika
☐ Wyjaśnione jak złożyć wniosek
☐ Podane terminy rozpatrzenia (7 dni, max 2 miesiące)
☐ Podane pełne dane RPO (adres, e-mail, strona www)
☐ Wskazana możliwość złożenia skargi przez platformę ODR

✓ Publikacja i dostępność

☐ Deklaracja na osobnej podstronie HTML
☐ Link w stopce widoczny na każdej stronie
☐ Adres URL czytelny (/deklaracja-dostepnosci)
☐ Sama deklaracja jest dostępna (kontrast, struktura, klawiatura)
☐ Opcjonalnie: dostępna wersja PDF (tagged)

Wszystkie checkboxy zaznaczone? Gratulacje! Twoja deklaracja spełnia wymogi prawne.

Częste pytania o obowiązkowe elementy

Czy mogę pominąć Element 4 (niezgodności) jeśli wybrałem status „pełna zgodność”?
TAK, ale tylko jeśli faktycznie przeprowadziłeś audyt i nie znalazłeś problemów. Wtedy napisz: „Nie dotyczy. Wszystkie elementy serwisu są zgodne z WCAG 2.1 AA.”

Jak długi powinien być wykaz niezgodności?
Nie ma limitu. Jeśli masz 20 problemów – wypisz wszystkie 20. Lepiej uczciwa długa lista niż ukrywanie.

Czy muszę podawać NIP w danych identyfikacyjnych?
NIE jest obowiązkowy, ale zalecany. Ułatwia identyfikację podmiotu w postępowaniach.

Czy procedura skargowa może być krótsza?
TAK, może być zwięzła, ale MUSI zawierać: jak złożyć wniosek, terminy (7 dni, max 2 mies.), dane RPO. Bez tego jest niepełna.

Co jeśli nie przeprowadziłem żadnych testów dostępności?
Opisz to uczciwie: „Deklaracja sporządzona bez audytu technicznego. Status: brak zgodności. Plan: audyt do [data], naprawy do [data].” To lepsze niż wymyślanie.

Czy dane kontaktowe mogą być takie same jak główny kontakt firmy?
Technicznie TAK, ale lepiej dedykowany e-mail dostepnosc@ – łatwiej monitorować, szybsza reakcja, wyższy priorytet.

Jak często aktualizować daty?
Minimum raz w roku „Data ostatniej aktualizacji”. Najlepiej też po każdej większej zmianie w serwisie (nowa funkcja, redesign).

Podsumowanie: Deklaracja to 9 elementów – żaden nie jest opcjonalny

Deklaracja dostępności serwisu to precyzyjnie określony dokument składający się z 9 obowiązkowych elementów. Brak któregokolwiek z nich to naruszenie przepisów skutkujące potencjalną karą do 50 000 złotych.

Lista obowiązkowych elementów – podsumowanie:

1. Dane identyfikacyjne – nazwa serwisu, URL, podmiot, adres
2. Daty – publikacja, aktualizacja, przegląd
3. Status zgodności – pełna/częściowa/brak (z odniesieniem do WCAG 2.1 AA)
4. Wykaz niezgodności – szczegółowy opis każdego problemu (lokalizacja, WCAG, alternatywa, termin)
5. Metodologia – jak oceniono dostępność (narzędzia, techniki, data)
6. Dane kontaktowe – dedykowany e-mail, termin odpowiedzi, alternatywy
7. Procedura wnioskowo-skargowa – jak złożyć wniosek, terminy, dane RPO
8. Zobowiązanie – opcjonalne, ale zalecane wprowadzenie
9. Informacje dodatkowe – opcjonalne ułatwienia, skróty, standardy

Kluczowe zasady tworzenia deklaracji:

✓ Szczerość > perfekcja – lepiej uczciwie przyznać się do problemów niż kłamać o pełnej zgodności
✓ Konkret > ogólniki – każda niezgodność musi mieć lokalizację, WCAG, alternatywę, termin
✓ Aktualność – minimum raz w roku aktualizuj daty i stan zgodności
✓ Dostępność deklaracji – sam dokument musi być dostępny (kontrast, struktura, nawigacja)
✓ Monitoring kontaktu – e-mail dostepnosc@ musi być aktywny i sprawdzany

Plan działania na dziś:

1. Wydrukuj checklistę z tego artykułu
2. Sprawdź swoją obecną deklarację (jeśli masz) – które elementy brakują?
3. Uzupełnij brakujące elementy według wzorów z artykułu
4. Ustaw przypomnienie kalendarzowe: „Aktualizacja deklaracji” za 12 miesięcy
5. Jeśli nie masz deklaracji – stwórz ją w ciągu 7 dni (użyj wzorów)

Pamiętaj: Pełna, rzetelna deklaracja to nie tylko uniknięcie kary, ale też:

• Budowanie zaufania użytkowników (pokażesz, że dbasz o każdego)
• Lepsza pozycja w Google (dostępne strony ranking wyżej)
• Ochrona przed roszczeniami (dowód, że działasz zgodnie z prawem)
• Przewaga nad konkurencją (większość nadal nie ma prawidłowej deklaracji)

Nie masz czasu lub kompetencji, by samodzielnie stworzyć deklarację spełniającą wszystkie wymogi? Profesjonalne wzory deklaracji dostępności oraz inne dokumenty prawne dla stron internetowych przygotowane przez specjalistów znajdziesz na prokonsumencki.pl – serwisie, któremu ufają tysiące polskich przedsiębiorców.

Każdy dzień bez prawidłowej deklaracji to dzień ryzyka. Nie odkładaj – działaj już dziś.